Module de création de formulaire

Introduction

Bonjour, dans cette vidéo, je vais vous présenter le fonctionnement du module de formulaire Gravity Forms dans sa version 2.5.

Le principe du module Gravity Forms est de vous proposer un système de suivi et de création de formulaires qui soit le plus simple possible et qui vous permette de répondre à l’ensemble des besoins que vous pourriez rencontrer dans vos échanges avec les utilisateurs via des formulaires.

L’idée de ce module est de vous proposer de créer vos formulaires très simplement, via le glisser-déposer de vos champs, afin de structurer très rapidement vos formulaires, puis de les configurer pour répondre à vos besoins.

Vous pourrez par la suite exporter très facilement les entrées des formulaires, mais également les consulter, voire échanger avec les usagers via l’interface d’administration du module.

Créer un formulaire et composer sa structure

Voyons maintenant comment ajouter une structure de formulaire dans le module. Pour cela, deux possibilités : passer par le bouton « Nouveau formulaire » dans votre menu, ou cliquer sur le bouton « Ajouter » dans la liste des formulaires.

L’ajout d’un formulaire sous-entend de lui donner un titre et, éventuellement, une description qui pourra être affichée dans la page du formulaire sur le site.

Une fois le formulaire créé, vous arrivez sur une interface composée d’une part de la zone de création du formulaire et, dans la colonne de droite, de la gestion de l’ajout des champs et du réglage des champs qui pourront être insérés.

L’ajout d’un champ va être très simple puisqu’il se base sur le système de glisser-déposer. Vous avez plusieurs types de champs : les champs standards et les champs avancés.

Pour mettre un champ dans votre formulaire et ainsi composer sa structure, il vous suffit soit de cliquer tout simplement sur le champ, et il est automatiquement ajouté à la suite du formulaire existant, soit, par un glisser-déposer du bloc, de l’amener directement à son emplacement.

Une fois les champs mis en place, la structure n’est pas figée : grâce au bouton « Déplacer ici », vous pouvez tout à fait cliquer puis glisser pour amener votre champ à un autre endroit, et ainsi réorganiser les champs entre eux.

Vous allez également pouvoir jouer sur la structure de mise en page en prenant un champ et en le glissant. Ainsi, vous pouvez travailler en colonnes et avoir une mise en page plus adaptée et des formulaires moins hauts.

Les champs standards

Parlons maintenant des différents champs que vous allez rencontrer. Pour cela, nous allons prendre un formulaire exemple : notre formulaire de contact. Je vais donc entrer dans l’édition de ce formulaire pour que vous puissiez voir un cas concret, et que je puisse vous reparler des différents champs que vous allez rencontrer.

Nous avons évoqué rapidement le fait qu’il y a les champs standards et les champs avancés. Les champs standards sont les champs par défaut que l’on peut rencontrer dans un formulaire, c’est-à-dire des champs de ligne de texte, de paragraphe, des listes déroulantes, des champs dédiés à des nombres, des cases à cocher, des boutons radio et, on va le voir, quelques champs supplémentaires qui permettent d’aller un peu plus loin dans la structure.

Les champs ligne de texte sont des champs très simples. Lorsque je clique dessus, ils proposent un champ de texte sur une ligne avec un libellé, une description éventuelle qui s’affiche en dessous, un nombre maximal de caractères et, si nécessaire, le fait que le champ soit obligatoire ou qu’il n’accepte pas de doublon par rapport aux entrées précédentes des autres utilisateurs. L’idée étant que le formulaire enregistre en base de données chaque entrée : il est donc en mesure de comparer les choses pour éviter les doublons. Je vais enlever ce champ.

Nous allons rencontrer ensuite la version paragraphe, qui est sensiblement le même type de champ, mais cette fois sur plusieurs lignes. Nous en avons un exemple ici pour le champ Message. On y retrouve le principe du libellé, c’est-à-dire l’intitulé du champ, une éventuelle description, un nombre maximal de caractères, le fait qu’il soit nécessaire ou non, et éventuellement pas de doublon. Nous parlerons ensuite des options avancées de la logique conditionnelle.

Ensuite, on retrouve le principe des listes déroulantes. Pour vous donner un exemple d’utilisation, nous pouvons tout à fait rajouter une liste déroulante dans notre formulaire de contact pour, par exemple, demander le service à contacter. Pour cela, je renseigne le libellé. Et dans ce champ, cette fois-ci, vous voyez qu’on retrouve des options spécifiques. Nous allons par exemple indiquer, dans les différentes options, le service urbanisme, le service espaces verts et le service communication. Vous pouvez ainsi rajouter des options et enrichir ce champ si vous le souhaitez.

De la même manière : est-ce qu’il est obligatoire ou non ? Est-ce qu’on accepte les doublons ou non ? Je vais le rendre obligatoire, vu que dans mon cas, il va permettre de faire une certaine configuration par la suite ; nous en parlerons plus tard. Ce type de champ, vous le voyez, est vraiment complètement configurable et correspond bien à ce que vous pouvez rencontrer en matière de liste déroulante.

Nous allons rencontrer également des champs nombre. Un champ nombre va permettre de forcer le fait que c’est un nombre qui sera renseigné. Si on tape autre chose, ce sera considéré comme une erreur, et on peut même donner un format spécifique à ce champ.

Nous allons ensuite avoir les champs de type case à cocher et bouton radio, pour proposer plusieurs choix. La nuance entre les deux étant que les cases à cocher acceptent une sélection multiple, tandis que les boutons radio n’acceptent qu’un seul choix à la fois.

Le champ masqué est plutôt un champ à destination des développeurs. Il permet notamment d’avoir certaines informations dans le formulaire qui ne sont pas visibles par les usagers.

Le champ HTML va vous permettre de mettre du code HTML directement dans le formulaire pour, par exemple, ajouter un paragraphe de texte, une image ou autre. Ce contenu est directement saisi en HTML, c’est très important : il n’y a pas d’éditeur de texte qui va faire le HTML pour vous. Cela suppose d’avoir quelques compétences en rédaction HTML.

Les sections et les pages

Nous avons ensuite deux éléments très importants : les sections et les pages.

Les sections permettent de créer ce qu’on appelle des titres de section. Par exemple, ici, je peux indiquer qu’une fois qu’on a défini le service contacté, on arrive dans la zone « Vos infos ». Cela me crée une section où je vais avoir ces informations. Je peux très bien ajouter ensuite une autre section, à chaque fois avec un titre, ici « Votre demande ».

L’idée étant, et on le verra par la suite, qu’entre chaque titre de section, j’ai créé une sorte de groupe qui pourra être affiché ou non, selon certains besoins. Mais à la base, cela vous permet surtout de segmenter votre formulaire avec des titres, pour qu’on puisse mieux s’y retrouver dans des formulaires un peu longs. Si vous voulez enlever vos titres de section, il suffit, comme pour les champs, de cliquer sur la petite corbeille.

Autre système qui va vous permettre de structurer tout cela : le système de pages. Il vous permet de créer un formulaire réellement en plusieurs étapes, réparties sur plusieurs pages. L’idée est la suivante : vous avez un début de pagination et des sauts de page. Pour placer les éléments, je vais venir les glisser ici, au début de la pagination. Je vais prendre toutes ces informations. Ensuite, par exemple ici, j’ai un saut de page qui m’amène à la partie message. Cela me fait un formulaire en deux pages : une avec les informations d’identification et une avec le message lui-même.

J’enregistre mon formulaire. Si maintenant je clique sur « Prévisualiser », je vois mon formulaire en deux étapes, et vous voyez qu’il y a ce système de jauge qui permet de repérer les étapes. Il y a plusieurs mises en forme possibles, que nous allons évoquer après. Je vais ainsi pouvoir naviguer entre chaque étape, à condition d’avoir bien rempli les champs obligatoires.

Passons à la mise en forme de ces étapes. Lorsque je clique sur la première zone de pagination, je retrouve dans les options du champ plusieurs choix : une barre de progression, des étapes (ici, j’ai deux étapes, auxquelles je peux donner un titre), ou aucune indication.

Les référentiels de qualité web demandent que, si vous avez un formulaire en plusieurs étapes, celles-ci soient explicites, soit via une barre de progression, soit via les étapes. Évitez l’option « Aucun ».

Maintenant, voyons les champs suivants. Nous avons fait le tour des champs standards, nous pouvons passer à la suite. Je vais faire un peu de vide dans tout cela. Dès lors que j’ai enlevé le seul saut de page qui était présent, c’est tout le système de pagination qui a disparu.

Les champs avancés

Voyons maintenant les champs avancés. Ils vont vous permettre, comme nous l’avons fait ici, de créer des champs préconfigurés qui vont vous faire gagner du temps dans la structuration et dans les fonctionnalités.

Le champ Nom, par exemple, c’est ce que nous retrouvons ici, vous permet automatiquement de faire un système de champ avec plusieurs possibilités. Dans ce cas, prénom et nom ; nous pourrions activer un deuxième prénom, ou un préfixe. L’ensemble peut être configuré au niveau des libellés. Cela vous permet de gagner du temps plutôt que de vous dire : « Je vais mettre un champ Nom, puis un champ Prénom », etc. Vous mettez directement ce champ de type Nom et vous obtenez les options qui vont vous permettre d’aller plus vite.

Le champ Date, de la même manière, va nous proposer des options dédiées. Je peux proposer un champ avec un petit sélecteur de date, avec un petit calendrier qui s’ouvre lorsque je clique. Je peux aussi le présenter sous forme de menus déroulants de date, ou de champs de date. Avec, à chaque fois, le choix du format, puisque celui-ci varie selon les pays : nous, nous sommes en jour, mois, année. Je peux également modifier les libellés. Nous retrouvons bien sûr les options d’obligation, de doublon, et on reparlera un peu plus tard de logique conditionnelle. À partir de là, je peux complètement configurer ce type de champ.

De la même manière, nous allons retrouver des champs de type Heure et Téléphone, qui ont également une mise en forme et des options prédéfinies adaptées à ce type d’information. Idem pour Site web ou E-mail, qui vont de fait vérifier que la syntaxe de ce qui est saisi correspond bien au type de données attendu.

Nous retrouvons le champ Adresse. À l’image du champ Nom, il permet de composer très rapidement un ensemble de champs correspondant à une demande d’adresse, avec la possibilité d’activer ou non certains champs et de définir leur libellé. Je peux tout à fait ne pas demander le pays, ne pas demander l’État, et changer ici le libellé en « Code postal » pour avoir un libellé adapté.

Nous retrouvons ensuite plusieurs champs essentiels, notamment le champ Envoi de fichier, qui va vous permettre de dire : « Si vous avez un document à nous transmettre, vous pouvez le charger directement ici. » De la même manière, vous retrouvez toute une série d’options, avec principalement le choix des extensions autorisées, la possibilité d’envoyer plusieurs fichiers à la fois, et la taille maximale de fichier autorisée. Cela permet aux utilisateurs de vous transmettre des documents. Ces documents seront ensuite disponibles sous forme de liens dans la liste des entrées.

Parmi les autres champs, vous retrouvez également le champ Liste. Il est très intéressant parce qu’il vous permet de prévoir que les utilisateurs renseignent plusieurs lignes dans un seul champ, sans que vous ayez à anticiper un nombre maximum de lignes. L’utilisateur pourra cliquer sur le petit bouton « plus » pour ajouter des lignes selon ses besoins. Le champ peut même fonctionner avec plusieurs colonnes : on renseigne une première ligne et, éventuellement, on en ajoute d’autres si nécessaire.

Le champ Choix multiple va vous permettre de proposer plusieurs choix et donc de pouvoir en sélectionner plusieurs.

Le champ RGPD va être essentiel, puisqu’il va vous permettre d’avoir le fameux champ de validation de la politique de confidentialité. Nous en avons un exemple déjà rempli tout en bas de ce formulaire, avec un libellé, le texte de la case à cocher, un texte de confirmation d’utilisation des données personnelles et, bien sûr, l’option « Nécessaire » cochée, vu que ce champ est obligatoire.

Les deux derniers champs feront l’objet d’une présentation ultérieure sur les modules de sondage et d’enquête.

La logique conditionnelle

Nous allons parler maintenant des logiques conditionnelles. L’idée est simple : elles permettent de conditionner l’affichage d’un champ à un choix dans une liste déroulante, à une case à cocher, ou à une information saisie dans un champ texte.

Pour l’exemple, imaginons que si je choisis ici le service urbanisme, je souhaite demander un fichier nécessaire à la demande, mais seulement pour le service urbanisme et pas pour les autres services. Je vais donc conditionner l’affichage de ce champ au fait que « Service urbanisme » soit sélectionné plus haut.

Pour cela, je vais dans les options de mon champ et j’active la logique conditionnelle. On me demande alors quelles sont les conditions qui vont déclencher l’affichage de mon champ. Je vais afficher ce champ si toutes les conditions que je vais renseigner sont vraies. En l’occurrence, il n’y en aura qu’une seule : le champ « Service à contacter », situé plus haut, doit avoir la valeur « Service urbanisme ». Si cette condition est remplie, mon champ Fichier s’affiche ; sinon, il ne s’affiche pas.

Je peux fermer, et je sauvegarde mon formulaire. Si maintenant je prévisualise mon formulaire, nous allons voir que lorsque je suis sur « Service urbanisme », j’ai mon champ Fichier, mais si je choisis autre chose, le champ Fichier disparaît. Il y a donc une logique conditionnelle à son affichage. Si je reviens sur « Service urbanisme », il se réaffiche.

Cela est valable pour n’importe quel champ et n’importe quelle condition que vous pourriez mettre en place sur votre formulaire. Vous pouvez ainsi construire des formulaires à plusieurs branches de fonctionnement, plutôt que de créer de multiples formulaires.

Les réglages généraux du formulaire

Comment pouvons-nous maintenant gérer les réglages généraux de notre formulaire ? Nous avons structuré ses champs, mais il faut maintenant s’intéresser à sa configuration générale.

Dans la partie « Réglages », vous allez retrouver tout d’abord les informations de titre et de description, normalement renseignées à la création du formulaire, mais sur lesquelles vous pouvez revenir.

Viennent ensuite les éléments de mise en page de votre formulaire. Concernant la mise en page générale, nous l’avons vu tout à l’heure, il est envisageable de la régler champ par champ, mais ce n’est pas souhaitable. Il est plutôt intéressant de faire un réglage global, sachant que le réglage par défaut correspond aux standards du web. Vous n’êtes donc pas tenu d’y apporter de correctif.

En revanche, deux options vont être intéressantes : afficher ou non un résumé des champs lors de la validation, et choisir ce qui sera affiché comme indicateur de champ obligatoire. Nous avons l’habitude de voir un astérisque mais, en réalité, d’un point de vue accessibilité, il est intéressant d’afficher un texte indiquant que le champ est nécessaire, notamment pour les logiciels de lecture d’écran utilisés par les personnes malvoyantes ou non voyantes. Vous pouvez évidemment choisir un texte personnalisé pour remplacer le texte « Nécessaire ».

Ensuite, vous allez retrouver le réglage du bouton de validation du formulaire. Il est par défaut au format texte, avec comme texte « Envoyer ». Il vous est possible de passer en mode image, mais ce n’est pas souhaitable du point de vue de l’accessibilité : restez donc en texte. En revanche, vous pouvez tout à fait modifier le texte affiché. Les logiques conditionnelles, dans ce cas, ne sont pas utiles.

Vous allez également retrouver l’option « Enregistrer et continuer ». Elle est utile dans le cadre d’un formulaire long, qui ferait éventuellement appel à des données externes que les personnes n’ont peut-être pas tout de suite sous la main. Il est intéressant de leur proposer d’enregistrer ce qu’elles ont déjà saisi et de revenir plus tard. En activant cette option, vous activez le bouton, avec ce texte ou celui que vous choisirez. Lorsque la personne utilisera ce lien, elle recevra une notification par e-mail avec un lien pour revenir finaliser le formulaire. L’administrateur, de son côté, recevra une information indiquant qu’un enregistrement a été fait sur un formulaire.

Vous retrouvez ensuite les restrictions. C’est un outil très pratique qui va vous permettre de limiter le nombre d’entrées d’un formulaire. Cette limitation peut porter sur le nombre total d’entrées, avec le choix d’un nombre défini. Elle peut également s’appliquer par période : par jour, semaine, mois ou année. Vous allez ensuite pouvoir définir le texte qui s’affichera à la place du formulaire lorsque la limite sera atteinte.

Vous allez ensuite retrouver la planification. Il est tout à fait possible de créer un formulaire et de le placer dans une page, mais de définir sa plage d’utilisation entre deux dates, avec horaires. Vous définissez alors un texte d’attente, affiché à la place du formulaire tant que la date de début n’est pas atteinte, et un texte d’expiration, affiché à la place du formulaire une fois la date de fin dépassée. Ainsi, ce formulaire ne sera actif que sur une certaine période, même si vous l’avez déjà placé dans une page.

Vous allez pouvoir, si vous le souhaitez et si c’est cohérent avec votre configuration, limiter l’utilisation du formulaire aux personnes connectées.

Dans les options restantes, vous allez retrouver le système de pot de miel, qui est une alternative au captcha. Il est transparent pour votre usager, mais permet de piéger les robots qui envoient du spam, en proposant une case à cocher invisible pour l’usager, mais qui pourra être cochée par le robot, permettant ainsi de l’identifier.

Les transitions animées vont permettre de générer des animations d’apparition ou de disparition des champs soumis à une logique conditionnelle.

Le balisage hérité n’est pas nécessaire pour vous et, notamment dans le cadre de l’accessibilité, il n’est pas souhaitable.

Lorsque vous avez défini toutes vos options, vous pouvez enregistrer les réglages et passer à la suite.

Les confirmations

Voyons maintenant comment gérer ce que nous appelons les confirmations. La confirmation, c’est ce qui va s’afficher après la validation réussie du formulaire.

Dans mon exemple, j’ai un champ « Service à contacter » dans mon formulaire de contact. Il est tout à fait possible d’afficher un message de confirmation ou un autre selon le service contacté, permettant ainsi de préciser des informations propres à ce service.

Pour cela, rendons-nous dans la partie Confirmations des réglages. Vous allez y retrouver par défaut une confirmation, ici au format texte, qui reprend un message indiquant à l’usager que nous lui répondrons dans les plus brefs délais et le remerciant de nous avoir contactés. Vous avez tout à fait la main sur cette confirmation par défaut pour choisir ce qui sera affiché dans votre message.

L’utilisation des balises de fusion va permettre de récupérer des informations propres au formulaire. Par exemple, vous pouvez tout à fait envisager d’indiquer dans votre message le nom de la personne, récupéré dans le formulaire. Vous aurez ainsi : « Merci [nom de la personne] de nous avoir contactés. » Vous pouvez complètement personnaliser ce message.

Vous pouvez aller plus loin en décidant qu’à la validation du formulaire, l’utilisateur sera redirigé soit vers une page de votre site, soit vers l’URL d’un autre site, par exemple.

Mais au-delà de cela, ce qui va être intéressant, c’est que vous pouvez créer des confirmations différentes en vous basant sur des logiques conditionnelles. Pour cela, il suffit d’ajouter d’autres confirmations en plus de celle par défaut, en précisant par exemple qu’il s’agit ici de la confirmation pour le service urbanisme. Dès lors, vous allez pouvoir rédiger un message spécifique.

Mais surtout, il vous faudra préciser la condition pour laquelle cette confirmation s’affichera plutôt que celle par défaut. Il vous suffit ici, via la logique conditionnelle proposée, d’indiquer : « J’utilise cette confirmation si toutes les conditions suivantes sont validées. » Dans notre cas, il n’y en aura qu’une seule : si, dans le champ « Service à contacter », on a sélectionné Urbanisme.

Vous pouvez enregistrer la confirmation et créer éventuellement les autres confirmations pour les autres cas de figure, en précisant à chaque fois la condition à respecter.

Les notifications

Intéressons-nous maintenant aux notifications, c’est-à-dire aux e-mails envoyés à la validation du formulaire. Rendez-vous dans Réglages, puis Notifications.

Vous avez par défaut une notification administrateur, créée avec votre formulaire. Elle a vocation à cibler l’adresse e-mail principale de l’administrateur du site, avec un message reprenant par défaut l’ensemble des données du formulaire.

Une notification se compose donc d’un titre, d’une méthode d’envoi, que nous allons détailler ensuite, et d’une adresse e-mail destinataire. Dans ce cas, c’est une balise de fusion représentant l’adresse e-mail de l’administrateur, configurée dans les réglages de votre site. Vous pouvez définir un nom d’expéditeur et une adresse d’expédition (ici, celle de l’administrateur du site). Vous pouvez éventuellement définir une adresse de réponse, dans le cas où la personne souhaiterait répondre à votre notification, des copies cachées et, enfin, le sujet et le message.

Pour chacune de ces options, vous allez retrouver les balises de fusion, qui vous permettent de faire référence à des champs du formulaire ou à son contexte. Ici, nous appelons une balise de fusion correspondant au titre de votre formulaire, que vous retrouvez à la suite des champs. Toutes ces options vous permettent de personnaliser davantage vos informations.

Dans le message, on trouve une balise un peu particulière, propre à ce champ, qui correspond à l’ensemble des champs envoyés. Cette balise sera remplacée en réalité par un tableau reprenant les libellés des champs, mais également leurs valeurs. Vous pouvez tout à fait ajouter du texte avant ou après afin de personnaliser cette notification.

Si vous souhaitez maintenant créer d’autres notifications, vous allez pouvoir en ajouter, et par exemple créer une notification à l’attention de l’usager qui a rempli le formulaire. Cela permet de respecter les recommandations en cas de saisie par voie électronique.

Dans ce cas, il suffit de lui donner un nom, puis de choisir une méthode d’envoi. Ici, vous ne connaissez pas l’adresse e-mail de la personne, ce qui est tout à fait normal. En revanche, vous savez qu’un des champs de votre formulaire va contenir cette information. Dans notre cas, ce champ n’existe pas encore : un message vous indique qu’il faut en créer un.

Je vais donc aller dans mon formulaire et ajouter un champ de type E-mail, qui sera bien reconnu pour cette option. Pour cela, je vais dans les champs avancés et j’ajoute mon champ E-mail. J’enregistre mon formulaire. Vous allez voir que maintenant, dans les notifications, lorsque je crée ma nouvelle notification à l’intention des usagers, je peux indiquer le champ de mon formulaire censé contenir l’adresse e-mail de l’usager. Je n’en ai qu’un seul : c’est le champ E-mail.

Pour le reste, vous allez retrouver les informations déjà évoquées pour la notification administrateur, avec le message que vous souhaitez rédiger. Il est souhaitable de récapituler les informations à votre usager afin qu’il puisse vérifier la bonne saisie de ce qu’il souhaitait transmettre.

Une fois tout cela rempli, vous pouvez mettre à jour votre notification. Vous aurez ainsi, d’une part, la notification administrateur et, d’autre part, la notification usager.

Vous allez aussi pouvoir, si vous le souhaitez, créer une notification qui ciblera une adresse e-mail ou une autre en fonction d’un choix fait par l’utilisateur. Nous l’avons vu dans mon exemple : un champ permet de choisir le service que l’on souhaite contacter. Il serait donc logique que la notification administrateur soit envoyée à l’adresse e-mail du service choisi.

Pour cela, nous allons utiliser la troisième option : le routage. Le routage va vous permettre de dire : j’envoie à une certaine adresse, par exemple urbanisme@maville.fr, si, dans le champ « Service à contacter » de mon formulaire, l’utilisateur a sélectionné Urbanisme. Je peux également choisir qu’une autre adresse soit utilisée, par exemple si le service à contacter est Communication. De la même manière, vous pouvez en ajouter une pour le service administratif ou tout autre service.

Vous allez ainsi pouvoir router cette notification vers une adresse ou une autre selon un choix fait dans votre formulaire. Vous avez alors un formulaire qui s’adapte vraiment à votre usager et à sa demande, pour optimiser ensuite les notifications envoyées à vos interlocuteurs en interne.

La gestion des données personnelles

Pour terminer la configuration, intéressons-nous maintenant à la gestion des données personnelles. Il s’agit de respecter les règles du RGPD, et donc de la protection des données personnelles. Il y a trois paramètres à considérer.

Le premier permet de décider si l’on a besoin ou non de stocker l’adresse IP de l’usager. Dans notre cas, en général, ce n’est pas nécessaire : vous pouvez donc empêcher ce stockage.

Ensuite, il s’agit de définir la politique de conservation des données. Les données du formulaire ont-elles besoin d’être conservées définitivement ? Peuvent-elles être placées à la corbeille, sous forme d’archives, au bout d’un certain nombre de jours ? Ou seront-elles supprimées au bout d’un certain nombre de jours, parce que vous n’avez plus besoin de les garder, la finalité du formulaire ne le nécessitant pas ?

Si vous décidez de les placer à la corbeille ou de les supprimer au bout d’un certain nombre de jours, il vous suffit de choisir l’option concernée. Un rappel s’affiche automatiquement pour vous dire : « Attention, cette configuration est rétroactive. » Cela signifie que si vous faites cette configuration après plusieurs mois d’utilisation d’un formulaire, par exemple, la suppression ou la mise à la corbeille s’appliquera aux anciennes entrées si elles dépassent le nombre de jours défini. Vous pouvez ensuite définir, par exemple, 30 jours de conservation des entrées avant leur suppression ou leur mise à la corbeille.

Troisième paramétrage à faire : connecter votre formulaire au système d’export et d’effacement des données personnelles de WordPress. Indiquez quel champ permet l’identification. C’est pour cela qu’il est très important d’avoir un champ E-mail : c’est votre seul moyen d’identifier une personne dans les entrées de formulaire.

Ensuite, vous allez pouvoir définir quels champs du formulaire correspondent à des données personnelles. Vous pouvez le faire très simplement en indiquant que, par exemple, le champ Nom est une donnée personnelle : elle pourra donc être exportée ou effacée. Le champ E-mail également, et potentiellement le message. Si vous n’avez pas pour objectif de conserver le reste des données, parce qu’il n’a plus d’intérêt une fois ces informations supprimées, vous pouvez tout sélectionner.

Mais imaginons un formulaire qui contient un sondage. Il peut être intéressant de garder les réponses au sondage, mais de manière anonyme : une fois les données personnelles retirées, vous pouvez conserver les réponses. Dans ce cas, prenez le temps de bien distinguer ce qui relève de la donnée personnelle et ce qui n’en relève pas.

Une fois cela fait, vous pouvez enregistrer, et votre gestion des données personnelles est ainsi correctement réglée et conforme au RGPD.

Consulter et exporter les entrées

Votre formulaire est maintenant en place et complètement configuré. Il est utilisé par vos usagers. Il va donc être nécessaire de récupérer les informations qu’ils ont saisies.

Il y a ce que vous recevez via les notifications que vous avez configurées, mais vous allez également pouvoir accéder, en base de données, à la liste de ces entrées, soit pour les exporter, nous le verrons, soit pour les consulter, voire y ajouter des annotations ou envoyer des messages à vos usagers.

Pour cela, allez dans la rubrique Entrées de votre menu. Vous y retrouvez tout d’abord la liste des formulaires disponibles, puis, en dessous, la liste des entrées du formulaire. Ici, il y a eu un test, que nous pouvons consulter. Vous avez un premier aperçu des champs, mais si vous cliquez sur « Voir », vous allez accéder au détail de cette entrée du formulaire. On y retrouve cette fois l’intégralité des champs du formulaire, avec les valeurs saisies par l’usager.

Sur la droite, vous trouvez des détails, notamment l’identifiant de cette entrée, sa date et son heure d’envoi, l’éventuel compte associé et l’URL de la page sur laquelle le formulaire a été rempli. Vous pouvez évidemment, si vous le souhaitez, mettre cette entrée à la corbeille ou la modifier en cas de besoin spécifique.

Nous avons deux notifications prévues, envoyées automatiquement lors de la validation du formulaire. Nous retrouvons d’ailleurs ici, dans la partie Notes, l’information indiquant que les notifications ont bien été transmises au serveur d’envoi, celle de l’administrateur et celle de l’internaute, avec leurs dates et heures. Si besoin, vous pouvez tout à fait décider de renvoyer ces notifications, soit à l’adresse prévue dans le formulaire, soit à une autre adresse que vous précisez.

Enfin, si vous décidez d’imprimer l’entrée, vous pouvez choisir d’inclure ou non les notes présentes dans cette partie de l’interface. Il vous suffit ensuite de cliquer sur « Imprimer » pour obtenir vos données.

Dans la partie Notes, vous retrouvez donc, comme je vous l’indiquais, des informations générales sur ce qui s’est passé pour ce formulaire, mais vous pouvez aussi en ajouter manuellement, par exemple à destination de vos collaborateurs qui consulteraient également ce détail des entrées.

Et si vous le souhaitez, une note que vous ajoutez peut être envoyée à la personne, dans la mesure où votre formulaire comporte bien un champ E-mail. Vous ajoutez un sujet. C’est utile, par exemple, lorsqu’une entrée nécessite plus de précisions que ce que la personne a indiqué. Vous pouvez tout à fait rédiger une note à l’attention de l’usager en précisant le sujet : il recevra alors un e-mail.

Si maintenant vous souhaitez exporter les entrées de vos formulaires, c’est-à-dire non plus simplement les consulter dans l’interface du site, mais bien les exporter dans un format tableur, lisible par Excel ou tout autre tableur, allez dans la partie Importer/Exporter.

Vous y retrouvez par défaut l’option « Exporter des entrées ». Vous pouvez ensuite sélectionner le formulaire qui vous intéresse, puis choisir le ou les champs à exporter. Vous pouvez tout à fait faire un export qui ne contient pas l’intégralité des champs d’un formulaire, parce que vous avez une utilisation spécifique en vue : il suffit de cocher les cases correspondantes.

Vous pouvez éventuellement ajouter une logique conditionnelle pour ne sélectionner que certaines entrées selon un critère qui vous paraîtrait judicieux. Vous pouvez également préciser des dates pour faire un export sur une période définie. Lorsque c’est fait, vous cliquez pour télécharger le fichier d’export, qui vous sera fourni au format CSV.

Intégrer un formulaire dans une page

Comment pouvons-nous maintenant intégrer nos formulaires dans des pages de notre site ?

Il n’y a pas de restriction sur le type de contenu qui peut accueillir un formulaire : c’est vraiment selon vos besoins. La méthode reste de toute façon la même, quel que soit le type de contenu.

Nous allons prendre l’exemple d’une page pour ajouter notre formulaire. Je vais dans la rubrique Pages, puis Ajouter. Je donne un titre à la page que je viens de créer. Ensuite, dans mon contenu éditorial, je choisis le bloc dédié aux formulaires : le bloc Gravity Forms, du nom du module de gestion de formulaires. Il me permet de choisir le formulaire à afficher dans la page.

Et lorsque je prévisualise, je retrouve mon formulaire au sein de ma page.